Debiteurenbeheer
Alle activiteiten die ervoor zorgen dat uw klanten de openstaande facturen (alsnog) op tijd betalen. Dat is in het kort wat debiteurenbeheer is. Maar het is meer dan een definitie alleen. Er komt namelijk nogal wat bij kijken:
- Opstellen van betalingsherinneringen;
- Klanten nabellen;
- Aanmaningen versturen;
- Incassoprocedure starten (in het uiterste geval).
En dan is het ook nog van belang dat u zich aan de wettelijke bepalingen van debiteurenbeheer houdt. Het liefst houdt u zich hier natuurlijk helemaal niet mee bezig.
Maar een goed debiteurenbeheer is wél belangrijk voor u als ondernemer. Als u hier niet goed mee omgaat dan kan het ten koste gaan van de liquiditeit. Hoe langer facturen openstaan, hoe minder geld er beschikbaar is om uw eigen facturen te voldoen of om uw personeel te betalen. Ook investeringen moet u voor u uitschuiven op het moment dat er veel niet (of laat) betalende klanten zijn.
Goed debiteurenbeheer betekent onder andere:
- Een goede debiteurenadministratie.
- Kredietwaardigheid checken van uw klanten.
- Duidelijke afspraken over betaling opstellen.
- Snelle facturatie van uw kant.
- Goed telefonisch contact met uw klant houden. Ook bij slecht betalende klanten.
U leest, er gaat hierbij een hoop tijd en administratie verloren. Tijd die u het liefst besteedt aan de groei van uw bedrijf. Aan de andere kant is dit wél een van de belangrijkste kanten van het ondernemerschap. Dit is namelijk hoe u uw geld verdient.
Om er zeker van te zijn dat u op tijd uw geld krijgt is factoring voor u de beste optie. Bij factoring wordt uw omzet direct (binnen 24 uur) betaald, waar u normaal 14 tot 30 dagen (of langer) moet wachten voordat een factuur betaald wordt.
Nu staat niet alleen het geld snel op uw rekening, maar het risico op openstaande facturen (niet betalende debiteuren) is voor u geheel afgedekt. Een te laat betalende klant, een niet-betalende klant en zelfs een klant die failliet gaat maken geen deel meer uit van uw ondernemersrisico. Hoe fijn is dat voor u? Geen zakelijke lening meer bij de bank, maar een partner die direct uw facturen uitbetaalt en de gehele debiteurenadministratie van u overneemt.
DSO
Waar zit het risico van uw bedrijf? Vaak zijn het financiële zaken die voor het bedrijfsrisico zorgen. Een teveel aan kosten is vervelend, maar ook als er te weinig binnenkomt geeft dit uiteraard problemen voor de bedrijfsvoering. Dit laatste kan te maken hebben met het verschil tussen het leveren van een dienst (of een order) en het moment waarop u dit betaald krijgt.
Rekenvoorbeeld:
Uw omzet €500.000,- / 365 dagen = €1370,- dagelijkse omzet
Openstaand saldo €30.000,- / €1370,- = 20 (dit is uw DSO)
U kunt hiervoor uw ‘Days Sales Outstanding’, kortgezegd DSO uitrekenen. Dit is een ratio die bovenstaand verschil uitrekent. Zo doet u dit: Deel uw jaaromzet door 365, dit is uw gemiddelde dagelijkse omzet. Vervolgens deelt u uw openstaande saldo (de nog niet betaalde facturen) door deze dagelijkse omzet en u heeft uw DSO. Dit getal los zegt niet heel veel. Maar als dit getal stijgt, dan kan dit betalingsproblemen aangeven. Het betaalgedrag van uw klanten lijkt dan te verslechteren.
Wat kan de oorzaak zijn van een stijgende DSO?
- Ontevredenheid bij klanten, waardoor ze later betalen;
- U heeft veel nieuwe klanten met een hoger kredietrisico;
- Uw debiteurenproces is niet goed ingericht.
Uw klanten hoeven uiteraard niet direct te betalen. Wanneer u aangeeft dat ze een betalingstermijn van 14 dagen hebben, dan geeft u ze als het ware krediet over deze periode. En krediet, dat moet worden terugbetaald. Gebeurt dit niet (door al uw klanten) dan kan dit tot zware problemen leiden. Het beheersen van dit risico vraagt dus de nodige aandacht van u als ondernemer.